* Των Δημήτρη Δημητρίου, Στεφανίας Παπαδοπούλου και Στεφανίας Κάκαρη
Στη σύγχρονη επιχειρηματική πραγματικότητα, οι οργανισμοί χρειάζεται να προσαρμόζονται γρήγορα για να διατηρήσουν το ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα. Η βέλτιστη διαχείριση του κόστους αποτελεί κρίσιμος παράγοντας, καθώς επιτρέπει στις επιχειρήσεις να ανακατανέμουν πόρους και να επενδύουν στην καινοτομία.
Ένα από τα ισχυρά εργαλεία για την επίτευξη αυτού του στόχου είναι η ανάλυση δεδομένων (data) αγορών και προμηθειών, καθώς διευκολύνει τις επιχειρήσεις να αξιολογήσουν ουσιαστικά και βαθύτερα την απόδοση των επενδύσεών τους.
Κατανοώντας την ανάλυση δαπανών στις προμήθειες
Η ανάλυση δαπανών στις προμήθειες είναι μια διαδικασία που περιλαμβάνει τη συστηματική εξέταση των δεδομένων αγορών ενός οργανισμού. Στόχος είναι να αναγνωριστούν προφίλ δαπανών, να εντοπιστούν ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους και να βελτιωθεί η αποδοτικότητα των πόρων.
Μέσω αυτής της ανάλυσης, οι επαγγελματίες των τμημάτων αγορών μπορούν να ενισχύσουν την αγοραστική τους δύναμη, να διαπραγματευτούν καλύτερους όρους με τους προμηθευτές και να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τις πολιτικές αγορών.
Προκλήσεις στην ανάλυση δαπανών
Ας λάβουμε ως παράδειγμα έναν διεθνή όμιλο με πλήθος θυγατρικών εντός και εκτός της ελληνικής επικράτειας και διαφορετικές πηγές δεδομένων (ERPs, βάσεις δεδομένων, συστήματα προμηθειών, κ.ά.). Πόσο εύκολο είναι για τους επικεφαλής των αγορών και προμηθειών να διαχειριστούν και να αξιοποιήσουν μεγάλους όγκους ετερόκλητων δεδομένων; Είναι σε θέση να έχουν τον πλήρη έλεγχο των αγορών που διενεργούνται από τον όμιλο;
Από την πολυετή εμπειρία μας σε έργα μετασχηματισμού προμηθειών, έχουμε αναγνωρίσει τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί όταν κληθούν να συλλέξουν δεδομένα αγορών. Οι κυριότερες προκλήσεις περιλαμβάνουν:
- Ποιότητα και ακρίβεια δεδομένων: Τα δεδομένα συχνά προέρχονται από πολλαπλές πηγές, καθιστώντας δύσκολη τη συγκέντρωση και ανάλυσή τους. Ανακριβή ή ελλιπή δεδομένα μπορούν να οδηγήσουν σε λανθασμένες αποφάσεις.
- Έλλειψη ορατότητας: Χωρίς σαφή κατανόηση του «πού», «πώς», «πότε» και «γιατί» δαπανώνται οι πόροι, οι οργανισμοί δυσκολεύονται να εντοπίσουν ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους.
- Αποτελεσματικότητα διαδικασιών: Οι διαδικασίες αγορών μπορεί να πραγματοποιούνται χωρίς την κατάλληλη εποπτεία ή έγκριση, αντιμετωπίζοντας ζητήματα επαναξιολόγησης των σημείων ελέγχου των αγορών.
- Διαχείριση σχέσεων με προμηθευτές: Χωρίς επαρκείς πληροφορίες για την απόδοση των προμηθευτών, οι οργανισμοί μπορεί να χάνουν ευκαιρίες για διαπραγμάτευση καλύτερων όρων.
Μία νέα προσέγγιση στην ανάλυση δαπανών
Στην EY, αξιοποιώντας την εμπειρία των ομάδων συμβούλων Υπηρεσιών Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Διεπιχειρησιακών Λειτουργιών, έχουμε αναπτύξει μια ολιστική προσέγγιση για την ανάλυση και αξιοποίηση των δεδομένων αγορών. Αρχικά, λαμβάνει χώρα η αποτύπωση των συγκεκριμένων αναγκών του οργανισμού, προκειμένου οι λύσεις που θα προκύψουν στη συνέχεια να αντιμετωπίζουν ουσιαστικά τα προβλήματα που έχουν αναγνωρισθεί.
Η ενέργεια αυτή, ενισχύεται με στοιχεία συγκριτικών μελετών (benchmarking studies) αναφορικά με επιδόσεις και κορυφαίες πρακτικές στον χώρο της ανάλυσης δεδομένων από τη διεθνή αγορά. Σε αυτό το πλαίσιο, γίνονται οι προτάσεις χρήσης τεχνολογίας (data analytics, machine learning/AI) και επιλέγονται τα κατάλληλα εργαλεία επεξεργασίας δεδομένων.
Εν συνεχεία, τα δεδομένα συλλέγονται από κάθε διαθέσιμη πηγή και προχωρά το στάδιο της κατάλληλης μορφοποίησης του συνόλου των δεδομένων, δηλαδή η εκκαθάριση και κατηγοριοποίησή τους με στόχο τη μετατροπή τους σε χρήσιμες πληροφορίες. Πιο συγκεκριμένα, δίδεται έμφαση στις εξής περιοχές:
- Ακριβή και ποιοτικά δεδομένα: Διασφάλιση της πληρότητας και της ακρίβειας των δεδομένων δαπανών, μέσω καθαρισμού και ταξινόμησης, με σκοπό τη δημιουργία ενός αξιόπιστου συνόλου δεδομένων.
- Ορατότητα και διαφάνεια: Επίτευξη πλήρους ορατότητας σε όλες τις κατηγορίες αγορών, για την πρόβλεψη μελλοντικών τάσεων και τον εντοπισμό ευκαιριών εξοικονόμησης.
- Στρατηγική προμηθειών: Υιοθέτηση στρατηγικής προσέγγισης για την αξιολόγηση και διαχείριση των κατηγοριών προμηθειών βάσει αναλυτικών δεδομένων.
- Διαχείριση σχέσεων με προμηθευτές: Αξιοποίηση προμηθευτικών δεδομένων για τον εντοπισμό των πλέον αξιόπιστων συνεργατών και τη διαπραγμάτευση ευνοϊκότερων όρων.
- Συμμόρφωση και διαχείριση κινδύνων: Συνεχής παρακολούθηση της συναλλακτικής συμπεριφοράς των προμηθευτών και εντοπισμός πιθανών ρίσκων.
- Βιώσιμη ανάπτυξη και εταιρική κοινωνική ευθύνη (ΕΚΕ): Οργάνωση, διαχείριση και παρακολούθηση των αγορών βάσει κριτηρίων βιώσιμης ανάπτυξης και κοινωνικής ευθύνης.
Ένα από τα σημαντικά οφέλη της ανάλυσης δαπανών, είναι η δυνατότητα υλοποίησης ουσιαστικών στρατηγικών με μετρήσιμα αποτελέσματα, όπως δείχνουν περιπτώσεις μελέτης (case studies) από διάφορους κλάδους, όπου εφαρμόστηκε το μοντέλο ανάλυσης δαπανών της ΕΥ.
Στον βιομηχανικό κλάδο, εταιρείες ενέργειας και μεταλλουργίας πέτυχαν μείωση λειτουργικών εξόδων και αύξηση της αποδοτικότητας των παραγωγικών διαδικασιών.
Αντίστοιχα, στα καταναλωτικά προϊόντα, οι στοχευμένες στρατηγικές προμηθειών οδήγησαν σε ενίσχυση της διείσδυσης στην αγορά και βελτίωση της ανταγωνιστικότητας, ενώ στο ευρύτερο Δημόσιο, βελτίωσαν τη διαχείριση πόρων και μείωσαν τους κινδύνους στις προμήθειες.
Στο σύνολο των κλάδων, δε, η κατηγοριοποίηση των δαπανών ανέδειξε περιοχές με σημαντικά περιθώρια βελτίωσης, επιτρέποντας την εφαρμογή στοχευμένων στρατηγικών αγορών, που οδήγησαν στη βελτιστοποίηση της αλυσίδας αξίας συνολικά.
Αυτές οι περιπτώσεις επιβεβαιώνουν ότι η ανάλυση δαπανών στις προμήθειες αποτελεί βασικό συστατικό για την επιτυχία των οργανισμών στη σύγχρονη επιχειρηματική πραγματικότητα.
Μέσω της ανάλυσης αυτής, οι οργανισμοί μπορούν να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις, να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των προμηθειών τους και να ενισχύσουν τη στρατηγική τους θέση στην αγορά, μετατρέποντας τα δεδομένα σε πολύτιμες πληροφορίες που ενισχύουν την ανταγωνιστικότητά τους.
*Ο Δημήτρης Δημητρίου είναι Senior Manager στο Τμήμα Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Διεπιχειρησιακών Λειτουργιών της EY Ελλάδος
*Η Στεφανία Παπαδοπούλου είναι Assistant Manager στο Τμήμα Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Διεπιχειρησιακών Λειτουργιών της EY Ελλάδος
*Η Στεφανία Κάκαρη είναι Senior Consultant στο Τμήμα Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Διεπιχειρησιακών Λειτουργιών της EY Ελλάδος
