Καθώς το καλοκαίρι γίνεται πλέον μια μακρινή ανάμνηση, πολλοί από εμάς περάσαμε τον Σεπτέμβριο επιστρέφοντας στη ρουτίνα - μέρος αυτής και οι τακτικές εργασιακές συναντήσεις. Ο κακός σχεδιασμός και η κακή εκτέλεση μπορεί συχνά να μετατρέψουν τα μίτινγκ σε χάσιμο χρόνου, αλλά αν γίνουν σωστά, οι συναντήσεις αυτές μπορούν να είναι πολύ γόνιμες και κρίνονται απαραίτητες για τη λήψη αποφάσεων και την ενίσχυση των εργασιακών σχέσεων.
Αν και η μεταβαλλόμενη δυναμική του εργασιακού χώρου έχει οδηγήσει πολλούς να αμφισβητήσουν τον τρόπο διεξαγωγής των συσκέψεων τα τελευταία χρόνια, το θέμα αυτό δεν είναι καινούργιο. Το Harvard Business Review, ήδη από το 1976, είχε δημοσιεύσει ένα άρθρο με τίτλο «How to run a meeting».
Πώς μπορούμε, λοιπόν, να κάνουμε αυτά τα μίτινγκ στον χώρο εργασίας πραγματικά χρήσιμα;
«Αυτό θα μπορούσε να είχε γίνει μέσω email»
Υπάρχουν πολλά «κλειδιά» ένα αποτελεσματικό μίτινγκ:
- καθορίστε τους στόχους σας
- να έχετε τους σωστούς ανθρώπους στην αίθουσα
- να έχετε στείλει το απαραίτητο υλικό εκ των προτέρων
- ορίστε μια σαφή ατζέντα και τηρήστε την
- αποστολή ή δημοσίευση των συμπερασμάτων εκ των υστέρων
Αυτή η συμβουλή μπορεί να ακούγεται προφανής, αλλά όπως πολλοί από εμάς γνωρίζουμε, σπάνια ακολουθείται στην πράξη. Οι συσκέψεις τείνουν αντίθετα να γίνονται ένας χώρος όπου η παραγωγικότητα αμβλύνεται από ατελείωτες, ανούσιες συζητήσεις χωρίς σαφές σημείο στόχευσης.
Ένα από τα πρώτα ερωτήματα που πρέπει επομένως να θέσετε πριν συγκαλέσετε μια σύσκεψη είναι: Είναι απαραίτητη; Συχνά αγνοούμε αυτή την κρίσιμη ερώτηση.
Πολλές φορές οργανώνουμε συσκέψεις από συνήθεια, χωρίς να αναρωτιόμαστε αν είναι ο καλύτερος τρόπος για να πετύχουμε αυτό που πρέπει να κάνουμε. Εάν πρέπει να λάβετε σημαντικές αποφάσεις ή να συζητήσετε ένα συγκεκριμένο, πολύπλοκο πρόβλημα, μια καλά δομημένη συνάντηση μπορεί να είναι αυτό που χρειάζεται. Ωστόσο, αν ο στόχος είναι απλώς η ανταλλαγή πληροφοριών, ίσως καλύτερα να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά εργαλεία επικοινωνίας ή ακόμη και - όπως έχουν πει (ή σκεφτεί) πολλοί ενοχλημένοι συμμετέχοντες σε συσκέψεις - να στείλετε απλώς ένα email.
Συναντήσεις με ξεκάθαρο σκοπό
Είναι θεμελιώδες να ορίζεται σαφώς ο στόχος μιας συνεδρίασης - η ανταλλαγή πληροφοριών, η συζήτηση ιδεών και η λήψη αποφάσεων απαιτούν διαφορετική προσέγγιση. Εάν αυτό δεν είναι σαφές, οι συμμετέχοντες θα αποχωρήσουν απογοητευμένοι, μπερδεμένοι και ενοχλημένοι επειδή σπατάλησαν τον χρόνο τους.
Μια άλλη σημαντική πτυχή είναι ο ρόλος κάθε ατόμου σε ένα μίτινγκ. Δεν χρειάζεται απλώς να έχετε τους σωστούς ανθρώπους στην αίθουσα, αλλά πρέπει επίσης να γνωρίζουν γιατί βρίσκονται εκεί. Οι καθορισμένοι με σαφή τρόπο ρόλοι μπορούν να αποτρέψουν τυχόν παρέκκλιση των συζητήσεων και θα ενθαρρύνουν επίσης την ενεργό συμμετοχή και προσοχή όλων των εμπλεκομένων.
Η ανάγκη της συνάθροισης
Ένας από τους λόγους για τους οποίους τόσοι πολλοί εργασιακοί χώροι συνεχίζουν να συγκαλούν αναποτελεσματικές, περιττές συσκέψεις είναι ότι, κατά βάθος, σε πολλούς από εμάς αρέσει να μαζευόμαστε. Οι συσκέψεις ικανοποιούν αρκετές βασικές ανθρώπινες ανάγκες, όπως η κοινωνική αλληλεπίδραση, η συμμετοχή σε μια ευρύτερη κοινότητα, η ενημέρωση και η αίσθηση ότι ακούγονται. Οι συσκέψεις μπορούν επίσης να μας δώσουν μια αίσθηση κύρους, καθώς σημαίνει ότι οι απόψεις μας εκτιμώνται και ότι έχουμε την ευκαιρία να επηρεάσουμε μεγάλες αποφάσεις.
Ωστόσο, αυτές οι ενστικτώδεις ανάγκες μπορεί συχνά να μας οδηγούν σε περιττές συσκέψεις που μειώνουν την παραγωγικότητα αντί να τη βελτιώνουν. Αυτός είναι ένας ακόμη λόγος για να σκεφτόμαστε ιδιαίτερα προσεκτικά αν μια συνάντηση είναι πραγματικά απαραίτητη.
Οι συσκέψεις αποτελούν αναπόφευκτο μέρος της εργασιακής μας ζωής. Το κλειδί επομένως δεν είναι να τις αποφεύγουμε εντελώς, αλλά να τις κάνουμε πιο αξιόλογες και παραγωγικές. Αυτό απαιτεί συνειδητή προσπάθεια από όλους τους εμπλεκόμενους.
Αποτελεσματικές, παραγωγικές συνεδριάσεις
Δεν αρκεί μόνο να παραπονιόμαστε ότι οι συσκέψεις είναι αντιπαραγωγικές ή πολύ μεγάλες, πρέπει να ακολουθήσουμε τα προαναφερθέντα σημεία: ξεκάθαρος σκοπός από την αρχή και σταθερή εστίαση. Είναι επίσης σημαντικό να μοιραζόμαστε ή να δημοσιεύουμε τα αποτελέσματα, ώστε οι άνθρωποι να βλέπουν ξεκάθαρα τι επιτεύχθηκε και τι πρέπει να κάνουν στη συνέχεια.
Μια άλλη αποτελεσματική στρατηγική είναι ο περιορισμός του αριθμού των μίτινγκ και της διάρκειάς τους. Αντί για μακροσκελείς, τακτικές συναντήσεις, προσπαθήστε αυτές να είναι μικρότερες, λιγότερο συχνές και επικεντρωμένες στην επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων. Αυτό όχι μόνο θα μειώσει τον χρόνο που δαπανάται (ή σπαταλάται) στις συσκέψεις, αλλά θα απελευθερώσει επίσης χρόνο για να επιστρέψουν οι συμμετέχοντες στην εργασία τους, βελτιώνοντας έτσι την παραγωγικότητα.
Ενώ οι συσκέψεις μπορεί να φαίνονται σαν «βάρος», μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο αν γίνουν σωστά. Το «κλειδί» η αποτελεσματική διαχείρισή τους, διασφαλίζοντας ότι κάθε μία είναι απαραίτητη, καλά δομημένη και έχει σαφή σκοπό. Μόνο τότε μπορούμε να μεγιστοποιήσουμε τις δυνατότητές τους και να τις μετατρέψουμε σε πολύτιμο εργαλείο αντί για τροχοπέδη στην παραγωγικότητα. Τα projects για τα οποία εργαζόμαστε και η ποιότητα των εργασιακών μας σχέσεων «θα μας ευγνωμονούν».
*Ο Francisco J. Pérez Latre είναι καθηγητής, Ακαδημαϊκός Διευθυντής Μεταπτυχιακών Σπουδών στο Τμήμα Επικοινωνίας του Πανεπιστημίου της Ναβάρα. Το άρθρο του αναδημοσιεύεται αυτούσιο στο Liberal μέσω άδειας Creative Commons από τον ιστότοπο TheConversation.com.
