Μπορεί το κόστος ενός στυλό να φτάσει από τα 30 λεπτά σε 70 ευρώ με αυστηρή προσήλωση στο γράμμα του νόμου και απόλυτη διαφάνεια των διαδικασιών. Κι όμως, είναι ένα από τα ακραία, αλλά πραγματικά, παραδείγματα του πόσο κοστίζει η γραφειοκρατία. Έρευνα του ΑΠΘ χαρτογράφησε τη διαδρομή των δαπανών από τη στιγμή που θα υποβληθεί ένα αίτημα πίστωσης, μέχρι την πληρωμή του δικαιούχου.
Συγκεκριμένα, το Εργαστήριο Οικονομικής Ανάλυσης και Πολιτικής του Τμήματος Οικονομικών του ΑΠΘ υπολόγισε το διαχειριστικό κόστος των παραγγελιών συχνής χρήσης, δηλαδή μέτρησε σε χρόνο και χρήμα τη γραφειοκρατία του δημόσιου λογιστικού για τον έλεγχο των δαπανών του κράτους. Πρόκειται για την επικαιροποίηση -με στοιχεία έως τον Αύγουστο του 2018- της αναφοράς του έργου υπό τον τίτλο «Μίδας», το οποίο υλοποιήθηκε το 2014.
Τα ευρήματα της έρευνας, που παρουσίασε το ΑΠΘ, είναι αποκαλυπτικά. Μέσα από 40 βήματα, που ακολουθεί κάθε αίτημα δαπάνης από την υποβολή του, τίθενται ερωτήματα για την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας, όσο και για την αξιοποίηση των ανθρώπινων και οικονομικών πόρων των δημόσιων φορέων, καθώς και για το περιβαλλοντικό αποτύπωμα της «χαρτούρας».
«Αυξήθηκαν τα βήματα της γραφειοκρατίας»
Ένα από τα παράδοξα που ανέδειξε η επικαιροποίηση των στοιχείων του 2014 είναι πως τα βήματα για την έγκριση ενός αιτήματος δαπάνης αυξήθηκαν από τα 32 στα 40 και κατά περιπτώσεις σε ακόμη περισσότερα.
Όσον αφορά τις απευθείας αναθέσεις, συγκεκριμένα, μέσα από τη ροή των απαιτούμενων εγγράφων, αποφάσεων και υπογραφών, κερδίζοντας το «στοίχημα» της διαφάνειας, φαίνεται πως χάνεται η κοινή λογική. Έτσι, εάν ένας καθηγητής χρειάζεται ένα στυλό και αποφασίσει να αιτηθεί την αγορά του, είναι βέβαιο ότι μέχρι να το παραλάβει θα έχει τελειώσει το μελάνι από πολλά άλλα στυλό.
Μιλώντας στο ΑΠΕ-ΜΠΕ, ο συντονιστής της έρευνας και καθηγητης κ. Βαρσακέλης εξηγεί: «Για να αγοράσεις ένα στυλό μπορεί να σου κοστίσει εβδομήντα ευρώ. Αν η προμήθεια είναι μεγαλύτερη των 2.500 ευρώ θα πρέπει να γίνει σύμβαση. Τότε το κόστος ανεβαίνει γιατί υπάρχουν κι άλλα στάδια διαδικασίας. Θα πρέπει εκεί να γίνει νομική σύμβαση από το τμήμα προμηθειών, θα απασχοληθεί άτομο που θα συντάξει τη σύμβαση με τις προδιαγραφές, θα την υπογράψει ο προϊστάμενος του τμήματος προμηθειών, θα τη μονογράψει ο διευθυντής οικονομικών υπηρεσιών και αντίστοιχος αντιπρύτανης οικονομικών και θα πάει να την υπογράψει και ο ανάδοχος και το κόστος εκεί ξεπερνάει τα 150 ευρώ. Για κάθε διαδικασία έχουμε ένα τέτοιο κόστος σε ένα πανεπιστήμιο ή έναν δημόσιο φορέα»,.
Στο ΑΠΘ η διαδικασία διενέργειας προμήθειας με απευθείας ανάθεση, που ακολουθείται από τις ακαδημαϊκές μονάδες, αλλά και την κεντρική διοίκηση του ΑΠΘ, είναι ενιαία, δηλαδή κάθε μονάδα για οποιαδήποτε προμήθεια ανεξάρτητα από το ύψος της δαπάνης μέχρι του ποσού των 20.000 ευρώ περνάει από τη διαδικασία των 40 βημάτων.
Ο κ. Βαρσακέλης αμφισβητεί τη σκοπιμότητα πολλών εκ των 40 βημάτων, τα οποία σε πολλές περιπτώσεις εκτιμά πως θα μπορούσαν να συντμηθούν.
Αναφερόμενος στην ανάρτηση των Πράξεων στη «Διαύγεια» ο κ. Βαρσακέλης εξηγεί ότι «ανεβαίνει αρχικά το αίτημα που θα κάνει ο καθηγητής, το Τμήμα, δεύτερη φορά ανεβαίνει από την οικονομική υπηρεσία η απόφαση ανάληψη υποχρέωσης, τρίτη φορά και πάλι από την διεύθυνση οικονομικής διαχείρισης ανεβαίνει η έγκριση της ανάθεσης, τέταρτη από τη μονάδα που αιτείται αναρτάται η σύμβαση και πέμπτη φορά γίνεται η ανάρτηση των εντολών πληρωμής, όταν θα ανατεθεί στον προμηθευτή». «Το ίδιο πράγμα ανεβαίνει συνεχώς», επισημαίνει.
Παράλληλα, στο πλαίσιο της ίδιας διαδικασίας, το ίδιο αίτημα θα πρέπει να περάσει από το Τμήμα Πρωτοκόλλου έξι φορές, στα διάφορα στάδια. «Εκατοντάδες άνθρωποι απασχολούνται στο Πρωτόκολλο, για να περνάει το ίδιο πράγμα έξι φορές», αναφέρει ο καθηγητής.
Το κόστος της γραφειοκρατίας
Όλες αυτές οι γραφειοκρατικές διαδικασίες έχουν κόστος, το οποίο το Εργαστήριο Οικονομικής Ανάλυσης και Πολιτικής του ΑΠΘ μέτρησε και υπολόγισε, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις σχετικές παραμέτρους.
Για παράδειγμα, ως βάση για τον προσδιορισμό του εργασιακού κόστους έλαβε υπόψη το μηνιαίο εισόδημα διοικητικού υπαλλήλου που εργάζεται 10 χρόνια. Η χρονομέτρηση των διαδικασιών έγινε μέσω συνεντεύξεων με το προσωπικό των αντίστοιχων τιμημάτων. Πόσο κοστίζουν λοιπόν τα 40 βήματα;
«Το συνολικό κόστος της διαδικασίας της απευθείας προμήθειας χωρίς την υπογραφή σύμβασης με τον προμηθευτή, δηλαδή δαπάνη προμήθειας μικρότερη των 2.500 ευρώ, ανέρχεται σε 70 ευρώ και αυξάνει σημαντικά και μπορεί να πλησιάσει τα 200 ευρώ σε συμβάσεις άνω των 10.000 ευρώ». Το ετήσιο κόστος για το ΑΠΘ εκτιμάται πως ξεπερνά το ένα εκατομμύριο ευρώ.
«Το 2013 με τα λιγότερα βήματα είχαμε υπολογίσει με την οικονομική υπηρεσία -με βάση το πόσα αιτήματα είχαν και πόσες τέτοιες πράξεις είχαν καταγραφεί- ότι το κόστος της διαδικασίας για ό,τι ήταν κάτω από 20.000 ξεπερνούσε το 1 εκατομμύριο ευρώ. Όταν έχουμε πάει από τα 32 βήματα στα 40, αν κάνουμε μια αναλογική διαδικασία το κόστος ανεβαίνει στο 1,2 εκατ. ευρώ. Αν σκεφτούμε ότι έχουμε 50 πανεπιστήμια μπορούμε να αντιληφθούμε την επιβάρυνση για το ελληνικό κράτος», εξηγεί ο κ. Βαρσακέλης.
Δεδομένου, μάλιστα, ότι η διαβίβαση των εγγράφων δεν γίνεται πλήρως με ηλεκτρονικό τρόπο, στο σύνολο των ωρών που δαπανώνται για την ολοκλήρωση μιας παραγγελίας σημαντικό κόστος έχει και ο χρόνος που χάνεται στις διαδρομές των υπαλλήλων από κτίριο σε κτίριο, ή από γραφείο σε γραφείο, από τη μία υπηρεσία στην άλλη και ο αντίστοιχος χρόνος αναμονής στη σειρά εξυπηρέτησης. Το κόστος αυτό είναι επιπλέον των 70 ευρώ ανά προμήθεια.
Πώς μπορεί να μειωθεί η γραφειοκρατία
O κ. Βαρσακέλης εκτιμάς πως τα μισά βήματα της γραφειοκρατίας μπορούν να κοπούν χωρίς να επηρεαστεί καθόλου το θέμα της διαφάνειας.
«Δεν χρειάζεται όταν θα ζητήσω να πάρω 10 στυλό να υπογράψει ο πρύτανης ή ο αντιπρύτανης, θα πρέπει να τα αγοράζει η υπηρεσία κατευθείαν, με την υπογραφή ούτε καν του γενικού διευθυντή», επισημαίνει ο καθηγητής. «Άλλωστε, τι σημαίνει ότι εγκρίνει ο πρύτανης; Πριν από τον αντιπρύτανη έχει υπογράψει ο αρμόδιος υπάλληλος, ο προϊστάμενος και ο διευθυντής και μετά πάει στο πρυτανικό συμβούλιο να δοθεί έγκριση να γίνει η δαπάνη», σχολιάζει ο κ. Βαρσακέλης.
Το ίδιο πρόβλημα αντιμετωπίζουν και οι δήμοι, τονίζει. «Δεν είναι ο πρύτανης κι ο αντιπρύτανης, αλλά είναι ο δήμαρχος κι ο αντιδήμαρχος, δεν είναι η σύγκλητος αλλά είναι το δημοτικό συμβούλιο, δεν είναι το πρυτανικό συμβούλιο αλλά είναι η οικονομική επιτροπή».
«Όλα αυτά είναι ένας φόρτος και μπορούμε να εξοικονομήσουμε και ανθρώπους και χρήμα», τονίζει ο κ. Βαρσακέλης για να προσθέσει: «Δεν είναι δυνατόν να αποφασίζει το δημοτικό συμβούλιο ή η οικονομική επιτροπή του δήμου, αν θα πάρουν 10 σκούπες, είναι τρελό».
Και καταλήγει: «Μπορούν να καταργηθούν τουλάχιστον 20 βήματα που δεν έχουν κανένα απολύτως νόημα, μπορούμε να τα συντμήσουμε. Θέλει εξορθολογισμό το σύστημα, να διασφαλίσουμε τη διαφάνεια με χαμηλότερο γραφειοκρατικό κόστος».
