Η αποτελεσματική υλοποίηση μίας διαδικασίας διαχείρισης και παρακολούθησης της ρευστότητας, οφείλει να είναι προτεραιότητα, τόσο της οικονομικής διεύθυνσης, όσο και της επιχείρησης συνολικά. Το ζήτημα της ρευστότητας έχει να κάνει, όχι μόνο με την ανθεκτικότητα του οργανισμού σε ένα περιβάλλον αυξημένης αβεβαιότητας, αλλά σχετίζεται και με τη δυνατότητά της να προσδώσει αξία στον οργανισμό.
Οι επιχειρήσεις με ικανή ρευστότητα αποκτούν μεγαλύτερη ευελιξία και απολαμβάνουν ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, καθώς μπορούν να επιτύχουν τη μείωση των αναγκών εξωτερικής χρηματοδότησης για την καθημερινή τους λειτουργία και την πραγματοποίηση επενδύσεων/ εξαγορών, παράλληλα με την πτώση του κόστους δανεισμού σε απόλυτες τιμές.
Ο οργανισμός χρειάζεται να παρακολουθεί τη ρευστότητά του σε καθημερινή βάση, είτε έχει εξειδικευμένο τμήμα treasury, είτε όχι. Η δημιουργία αναφορών για την πρόβλεψη των ταμειακών ροών (cash flow forecasts) είναι, επίσης, ένα σημαντικό εργαλείο αυτής της άσκησης, που έρχεται να λειτουργήσει συμπληρωματικά και ενισχυτικά στην καθημερινή παρακολούθησή τους. Μέσα από αυτήν τη διαδικασία, θα αναδειχτούν οι παράγοντες που αποτελούν «κλειδιά» για τη ρευστότητα, ενώ μπορεί να εμπεδωθεί πιο αποτελεσματικά η σημασία αυτής μέσα στα πλαίσια του οργανισμού (cash culture).
Η επιχείρηση, συνεπώς, θα πρέπει να δημιουργήσει παράλληλα με την αναφορά της καθημερινής θέσης, και έναν μηχανισμό πρόβλεψης των ταμειακών ροών, καλύπτοντας μια βραχυπρόθεσμη περίοδο 13 εβδομάδων. Σε εβδομαδιαία βάση, η αναφορά θα πρέπει να ανανεώνεται και να συμφωνείται σε σχέση με τις κινήσεις που πραγματοποιήθηκαν.
Παράλληλα, οι αποκλίσεις θα πρέπει να επισημαίνονται και να αποτελούν αντικείμενο ανάλυσης ανάμεσα στις ομάδες του οργανισμού ή και ενεργειών – εφόσον αυτό απαιτείται. Ενισχυτικά θα λειτουργήσουν η αναφορά μηνιαίου ταμειακού προγραμματισμού για ένα κυλιόμενο διάστημα ενός ή δύο ετών, καθώς και ένα ετήσιο ταμειακό πλάνο με ορίζοντα τα επόμενα τρία έως πέντε χρόνια, κυρίως για την υποβοήθηση των αποφάσεων στρατηγικής και χρηματοδότησης. Οι τελευταίες δύο αναφορές προετοιμάζονται με την έμμεση μέθοδο.
Παραδοσιακά, εργαλεία όπως το Excel βρίσκονται στον πυρήνα αυτής της άσκησης, για τα περισσότερα τμήματα treasury ή τις οικονομικές διευθύνσεις. Η πρακτική, όμως, αυτή, ενέχει αυξημένους κινδύνους, κυρίως σε ό,τι έχει να κάνει με την αυξημένη πιθανότητα πραγματοποίησης λαθών και τον χρόνο που απαιτείται για να γίνει η συντήρηση των αναφορών. Επιπρόσθετα, δεν εντάσσεται πλέον στο πλαίσιο των βέλτιστων πρακτικών, εξαιτίας των εξελίξεων στον τομέα της τεχνολογίας και στις δυνατότητες που έχει δημιουργήσει το κανονιστικό πλαίσιο (Οδηγία PSD2).
Οι treasurers και οι οικονομικές διευθύνσεις έχουν πια στα χέρια τους αρκετές τεχνολογικές επιλογές, ώστε να μπορέσουν με έναν αυτοματοποιημένο και αποτελεσματικό τρόπο να παρακολουθούν τα επίπεδα ρευστότητας, να προβλέπουν τις ανάγκες, αλλά και να υποστηρίξουν ουσιαστικά την επιχείρηση σε αποφάσεις που σχετίζονται με τη στρατηγική του οργανισμού. Το κόστος των υλοποιήσεων δεν θα πρέπει, πλέον, να θεωρείται εμπόδιο, καθώς οι ευκαιρίες είναι αρκετές.
Επίσης, η εισαγωγή –εδώ και μερικά χρόνια– της ανοιχτής τραπεζικής με την Οδηγία PSD2, έχει προσθέσει αρκετές δυνατότητες στον τομέα της συγκέντρωσης της πληροφορίας (accounts aggregation) από τους τραπεζικούς παρόχους, με τη χρήση των APIs (application programming interfaces / διεπαφές προγραμματισμού εφαρμογών), χωρίς να απαιτείται η εκτέλεση της διαδικασίας χειροκίνητα και να χάνεται πολύτιμος χρόνος.
Από αυτό το σημείο, οι επιλογές για το πώς θα μπορούσε να δομηθεί η διαδικασία, είναι αρκετές. Παραδοσιακά, ένα treasury management system (TMS) υπηρετεί αυτόν τον ρόλο, με την εξειδικευμένη λειτουργικότητα που διαθέτει. Παράλληλα, η σταδιακή ενσωμάτωση τεχνολογιών Τεχνητής Νοημοσύνης (predictive ή generative), μπορεί να υποστηρίξει ακόμα περισσότερο τη διαδικασία και να βελτιώσει την ακρίβεια στα επίπεδα πρόγνωσης των ταμειακών ροών και, συνεπώς, τη λήψη αποφάσεων.
Εκτός από τα TMS, υπάρχουν λογιστικά συστήματα (ERP) τα οποία μπορούν να εξυπηρετήσουν την ανάπτυξη μίας βασικής διαδικασίας παρακολούθησης της ρευστότητας, ενώ μία άλλη εναλλακτική θα μπορούσε να είναι η αξιοποίηση από την επιχείρηση των δυνατοτήτων που παρέχουν τα εργαλεία BI (π.χ., Power BI), χωρίς να απαιτείται μεγάλο κόστος για τον σχεδιασμό και την υλοποίησή τους.
Επενδύοντας σε μία αρκετά δομημένη διαδικασία παρακολούθησης και πρόβλεψης των ταμειακών ροών, ένας οργανισμός μπορεί να αποκτήσει την απαιτούμενη ευελιξία και να ανταπεξέλθει σε περιόδους που υπάρχει αρκετή πίεση. Η επιχείρηση θα πρέπει να μελετήσει προσεκτικά τις ανάγκες της προτού καταλήξει στη μεθοδολογία υλοποίησης της διαδικασίας ή, ακόμα, και βελτίωσης της υφιστάμενης.
* Ο Βασίλης Μητρόπουλος είναι Senior Manager στο Τμήμα Χρηματοοικονομικών Λογιστικών Συμβουλευτικών Υπηρεσιών της EY Ελλάδος
